简化费用跟踪并提高效率

报销管理自动化正在改变企业的财务流程，特别是报销追踪和审批。这种自动化可以简化报销管理的方方面面，同时也节省了时间和精力。

在本文中，我们将介绍报销管理的主题，以及报销管理自动化适用于哪些情况。了解报销管理容易出现的问题，以及采用现代技术可以如何帮助您避免这些问题。

什么是费用管理自动化功能？

费用管理自动化可以大大简化员工提交商务费用报销和企业批准费用报销的流程。软件将采集收据并将数据同步到会计系统。

在实际操作中，这意味着什么？在实施这一技术之后，您无需再手动输入数据，也将告别冗长的审批程序。数字工具可以自动完成这些流程，实现实时费用跟踪。将业务采购与费用管理系统自动同步，您的报销流程将大大加快。

通过提供集中式的审核平台，自动化工具还可加快处理和审批环节。经理可以轻松获取费用报告并批准报销。

有些工具甚至提供政策执行和分析等高级功能。例如，贵企业政策中对餐费设定了上限。该系统可以帮助您自动标记不符合政策要求或可疑的交易，以便快速解决这些问题。

费用管理自动化用例

自动化不再只是一个流行语，它将对您的业务产生真正的影响。尤其在某些情况下，它将发挥很大作用。不妨在下方查看自动化报销流程的一些常见使用场景。

旅行与交通

自动化将改变从预订到报销的整个差旅费用管理流程。员工可以轻松提交共享出行收据和机票收据。之后，系统会自动将支出划归为正确的费用类型。

餐点

此前，员工需要保留纸质收据并手动输入餐费明细。这种做法已经过时。凭借自动化功能，员工可以在付费时发送费用详情，以便系统收集数字收据。这样，他们就可以避免繁琐的报销流程，企业也可以全面掌握支出情况。

设备和用品

报销办公用品、电话费和订阅费的费用可能非常耗时。您可以使用自动化功能，在同一个系统中处理经过编码的报销申请。员工可以随时随地提交报销申请，以供雇主快速批准。

人工报销管理流程面临的 5 个挑战

人工追踪报销可能很困难。来看看传统流程的常见问题，以及报销管理自动化如何解决这些问题。

1.收据追踪

处理收据是一件麻烦事。您要收集一堆皱巴巴的纸条，还很容易丢失或损坏，无法很好地实现记录留存，也可能导致在处理报销时出现不一致的情况。

自动化可以解决这个问题。通过电子邮件、移动端上传或交易数据传送，软件可以用数字化方式抓取收据。您需要的所有信息都会集中于一处。随后，报销单可以实时创建。

2.帮助员工按时报销

让员工遵照企业规定按时报销费用，不是一件易事。员工可能会忘记收据信息或有意拖延，希望“之后再来报销”。Center 的一项调查显示，填写费用报告需要花费大量时间。正如美通社 (PR Newswire) 所强调的，这也是费用管理面临的最大挑战之一。如果费用没有及时报销，出错的几率就会更高。

自动化系统可以发送提示，帮助员工及时提交费用报告。员工在需要上报费用时会收到提醒，之后软件将汇总所有数据以供审核。

3.审计

审核纸质费用报告需要耗费大量精力。财务团队必须仔细审查各项收据和付款票据。轻微的遗漏可能会导致更大的合规风险，并给审核流程带来压力。

自动化系统可以为您执行组织专门制定的报销政策。在批准之前，软件将实时标记不符合政策的情况。尽早发现这些问题，并记录所有信息，中间不会产生任何人为错误，而且可以让审核变得更易管理。

4.持续执行的政策

如果没有制定并实施标准化政策，就很难确保企业上下的合规性。每个部门和地点的审核人员对规则的解读都可能有所不同。这可能导致错误和不公平待遇。

以商务休闲旅行为例。如果员工选择升舱以获得更舒适的飞行体验，或者选择入住更豪华的酒店以享受旅途中的休闲时光，该怎么办？这就需要您来制定规则。您还应该为员工提供清晰简单的方法来记录费用并将其分类。在这个方面，出行和费用管理自动化功能可以发挥重要作用。

您可以在报销软件中集中设置相关政策。在创建报告和审批阶段，规则会自动执行。这可以确保组织上下的一致性，即使在更复杂的情况下也是如此。

5.生成报告和数据分析

您是否知道贵公司的支出金额和地点？自动化系统可即时生成详细的支出分析和报告。这样，您就可以按项目、部门、供应商等快速分析成本。自动化报销可以帮助您发现节省成本的机会。

自动化费用管理带来的诸多益处

自动追踪费用报销可提供多种好处。来了解一下自动化如何改变报销管理。

节省时间

这一点毋庸置疑：自动跟踪费用功能将节省您的时间。如果采用手动方式，员工通常需要花费数小时填写表格和提交报告。数字化流程的自动化功能可以消除大多数此类任务。

员工再无需手动将费用输入电子表格，而是通过手机应用拍摄收据照片。之后，费用将在报销系统内自动上传和分类。这种方法将减少处理报告和申请的时间，让员工腾出更多时间来执行战略性的工作任务。

消除繁杂的书面手续和电子表格，也将加快处理流程。借助自动化，经理只需几步即可审核和批准费用，规避了人工操作造成的延迟。这样一来，企业的运营效率将得到提高。

更快捷的报销流程

传统流程涉及冗长的审批流程和人工验证，进而导致付款延迟。通过自动报销追踪功能，报告处理可以实时完成。

这可能意味着您可以更快地为员工报销，实现双赢：员工能更快地拿到款项，公司可以节省审批相关的资源。这样可以提高员工的满意度和员工对公司的信任度。

更高的准确度

人工流程容易出错，比如数据输入错误、计算错误或收据放错地方。不准确的信息会导致财务记录不完整，并导致合规风险。

自动化通过标准化流程和最大限度地减少人为干预来降低这些风险。数字化工具会根据政策和规定自动验证报销信息，并标记差异或违规行为以供审核。这种方法减少了报告错误，并能更好地实现合规。

提高透明度

自动报销追踪通过单一真实信息源来简化工作流程，让协作和沟通更顺畅。借助这一功能，报销数据更透明，方便利益相关者发现规律和趋势。

自动报销管理如何上手

准备好将自动化系统纳入您的费用管理流程了吗？您可以按照以下步骤操作，以便在您的组织中顺利完成自动化的整合迁移。

确定痛点

在实施自动化之前，请评估当前的费用报销流程，找出效率低下的地方以及痛点。对现有工作流程（从报告到报销）进行全面审核。确定您希望改善的地方。

了解解决方案

确定痛点之后，寻找符合您需求的解决方案。不妨考虑使用优步企业版。这一方案可以简化费用跟踪，让您更好地洞悉和管理相关费用。

完善现有流程

为了帮助提高效率，您可以将自动化工具整合到正在做的任务中，从而改进现有系统。例如，您可以从抓取收据开始，员工无需再手动提交收据。

实施自动化

自动化应该是一个循序渐进的过程，以便您及时发现并解决问题，并最大限度地提高效益。确定要实现自动化并建立合适的系统后，请与所有相关员工进行沟通。

您还应该考虑您选择的供应商提供哪些功能。例如，您可以通过与报销服务提供商的员工名册同步，自动将新团队成员添加到优步企业版账号。

接下来，您需要举办培训，让大家了解自动化的运作方式。举办若干个场次的培训，并提供资源，方便员工熟悉新技术。这样有可能提升他们使用新系统的几率。

致力于持续改进

要想实现长期的自动化报销追踪，就必须致力于持续改进。根据用户和利益相关者的反馈，定期评估和调整流程。确定要优化的方面并持续改进，从而提高效率和准确性。

借助优步企业版简化费用报销流程

采用报销自动化可以帮助企业高效运营、做出明智决策并推动业务增长。优步企业版是一款功能强大的工具，可帮助您简化报销流程。您可以在同一个操作面板中管理优步商务餐饮和行程，追踪账单、控制账号权限并了解方案支出情况。

您可以在集中式操作面板上进行以下操作：

设置规则：为团队量身打造出行和订餐政策。设定地点、开支和时间限制。

管理账单：您可以选择按行程支付车费或使用月度账单功能，并在指定期间将所有费用汇总到一张收据上。

使用费用整合功能：设置优步收据转发功能，以转发给 SAP Concur、Zoho Expense 等报销服务提供商。

详细了解优步企业版，并免费开始使用。

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