O melhor guia para gestão de viagens corporativas

Data de publicação: 9 de abril de 2024

Os dias em que as empresas operavam e cresciam dentro de um pequeno raio urbano ficaram no passado. No mundo de negócios acelerado e tecnológico de hoje, as empresas têm acesso fácil a talentos e clientes globais.

Como tal, transportar as partes interessadas por longas distâncias é uma prática padrão. Previsões recentes projetam que haverá mais de 470 milhões de viagens de negócios domésticas apenas nos EUA em 2024.

Embora as viagens corporativas sejam uma parte necessária da operação de um negócio moderno, elas também podem ser difíceis em termos logísticos, caras de gerenciar, especialmente à medida que a empresa cresce. Este artigo ajudará a cobrir o que você precisa saber para melhorar suas operações de gerenciamento de viagens corporativas.

O que é gestão de viagens corporativas?

O gerenciamento de viagens corporativas é o processo de coordenar, analisar e gerenciar as necessidades de viagens de negócios de uma empresa.

A gestão eficaz dessas viagens é crucial para manter as viagens de negócios organizadas e eficientes, garantindo que os planos estejam alinhados com as políticas da empresa, ajudando a melhorar a segurança e o conforto dos viajantes e aderindo aos orçamentos.

O que faz um gerente de viagens corporativas?

Veja as principais responsabilidades de um gerente de viagens corporativas e como ele cumpre suas funções.

Elabore e implemente políticas abrangentes de viagens corporativas

Os gerentes de viagens corporativas desenvolvem políticas de viagens detalhadas que se alinham aos objetivos e necessidades exclusivos da empresa.

Por exemplo, um gerente de viagens estabeleceria políticas para:

Procedimentos de reserva. Definir processos para reservar viagens, voos e hotéis.
Diretrizes de classe de viagem. Definir padrões para a classe executiva ou econômica com base na distância, na duração ou no nível do funcionário.
Padrões de acomodação. Especifique o tipo, o orçamento e a classe de acomodações permitidas (por exemplo, hotéis ou aluguéis de casas).
Relatórios de despesas e reembolso. Definir limites para as ajudas de custo diárias para refeições e despesas acessórias e estabelecer procedimentos para rastrear e enviar as despesas de viagem.
Uso da tecnologia. Implementar softwares ou aplicativos de gerenciamento de viagens para simplificar os preparativos de viagens, a análise de dados e os relatórios.

Organize experiências descomplicadas

Os gerentes de viagens corporativas supervisionam a coordenação e a execução dos planos de viagens a trabalho para os funcionários. Eles organizam diretamente todos os aspectos da viagem, gerenciam uma equipe interna de coordenadores de viagens ou trabalham com agentes de viagens terceirizados.

Hoje, também é essencial adotar apps de viagens corporativas, pois eles ajudam os gerentes a simplificar os planos de viagem em toda a empresa. Um app de viagens corporativas ajuda com o seguinte:

Acompanhamento automatizado das despesas. Elimina a necessidade de guardar cópias físicas de recibos, adicionando automaticamente ao sistema as viagens e refeições a terem o valor devolvido.
Controle centralizado em um único painel. Oferece visibilidade completa sobre as políticas, procedimentos, despesas, orçamentos e planos de viagem.
Relatórios e acompanhamento em tempo real. Oferece uma visão completa de programas de viagem personalizados com atualizações em tempo real sobre viagens, refeições, despesas adicionais e mais.
Gerenciamento simplificado de viagens. Inclui limites flexíveis e personalizáveis para reservar viagens, comprar refeições e processar pagamentos (como cobrar em um cartão pessoal para reembolso ou em um cartão corporativo).

Controle o orçamento para obter os melhores resultados financeiros

Os gerentes de viagens buscam entre fornecer experiências de viagem confortáveis para os funcionários e manter o orçamento de viagem da empresa.

Para isso, pesquisam oportunidades de economia de custos, identificam os horários mais econômicos para viajar e negociam descontos com fornecedores de viagens.

Um gerente de viagens pode, por exemplo, identificar e reservar voos fora do horário de pico para uma equipe que participa de uma conferência internacional. Ele também pode acompanhar os preços de viagens compartilhadas para encontrar os melhores horários de viagem e reservar quartos de hotel com descontos corporativos.

Analise os dados para embasar as políticas de viagens futuras

Os gerentes de viagens corporativas também são responsáveis pelo monitoramento dos dados de viagem. Acompanhar de perto as análises de viagens ajuda com:

O acompanhamento de despesas. Examinar as despesas de viagens corporativas revela padrões de gastos e mostra onde a empresa pode reduzir os custos.
A identificação de padrões de viagem. Os dados de viagens passadas auxiliam os gerentes a identificar padrões e tendências, facilitando a previsão de necessidades e preferências para viagens futuras.
Benchmarking em relação aos padrões do setor. Os gerentes de viagens comparam os gastos e as políticas de viagens da empresa com os benchmarks do setor para entender melhor o desempenho.
A análise do desempenho do fornecedor. A avaliação de dados sobre fornecedores pode revelar sua confiabilidade, qualidade de serviço e valor.

Os gerentes capturam esses dados com pesquisas de feedback de funcionários, relatórios do setor de viagens, software de gerenciamento de viagens e plataformas de viagens de terceiros.

Priorize o cuidado com o bem-estar dos funcionários

Os gerentes de viagens corporativas trabalham em estreita colaboração com os gerentes de RH para desenvolver protocolos de cuidado com os funcionários.

O dever de diligência em viagens corporativas inclui:

Contribuir para a saúde dos funcionários. Manter o bem-estar e a saúde dos funcionários que viajam e contribuir para que tenham acesso aos cuidados de saúde e suporte necessários.
Atendimento de necessidades básicas. Organizar comodidades básicas, como alimentos e bebidas de qualidade e acomodações confortáveis.
Proteger os funcionários. Manter os viajantes longe de situações em que possam sofrer assédio, estresse ou discriminação.

Colabore com parceiros do setor

As funções dos gerentes de viagens corporativas não começam e terminam com a coordenação e o gerenciamento de viagens a trabalho. Eles também são responsáveis por construir relacionamentos com os principais parceiros e fornecedores do setor.

Isso inclui estabelecer acordos de desconto e conforto com companhias aéreas, negociar ofertas com redes de hotéis e selecionar os melhores aplicativos de viagens.

Eles também trabalham em estreita colaboração com as equipes internas e a alta administração para garantir que as estratégias e os contratos de viagens estejam alinhados com as metas gerais de negócios.

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Desafios na gestão de viagens corporativas

O gerenciamento bem-sucedido de viagens corporativas exige muito mais do que simplesmente reservar passagens aéreas e quartos de hotel para os funcionários. Veja abaixo alguns dos principais desafios que os gerentes de viagens corporativas enfrentam.

Análise de custo-benefício

Na gestão de viagens corporativas, isso envolve quantificar todos os custos associados às viagens e pesá-los em relação aos benefícios, como oportunidades de networking, desenvolvimento de funcionários, relacionamento com clientes e vendas bem-sucedidas.

Imagine um cenário em que uma empresa está considerando enviar um funcionário para uma conferência internacional que custa US$ 3.000 no total. O gerente corporativo precisaria pesquisar os benefícios potenciais (como networking, desenvolvimento de negócios e crescimento de funcionários) de gastar esses US$ 3.000 e determinar se vale a pena.

A análise de custo-benefício também pode ser diferenciada. Considere este ponto de dados, por exemplo: 48% dos viajantes de negócios dizem que sua última viagem a trabalho foi muito longa. Se um funcionário consegue concluir suas atividades em 2 dias de viagem, mas um gerente agenda uma viagem de 4 dias, isso gera 2 dias extras de tempo do funcionário e aumenta o orçamento destinado às viagens corporativas.

A análise de custo-benefício, nesse caso, incluiria a revisão de dados anteriores, como pesquisas de feedback pós-viagem, para compreender quanto tempo os funcionários realmente precisam para alcançar suas metas, enquanto se busca otimizar o orçamento destinado a essas viagens.

Satisfação do viajante

Pesquisas mostram que 60% dos funcionários dizem que as viagens de negócios afetam positivamente na satisfação com o trabalho. E o relatório "State of Work" de 2023 do Slack descobriu que a maioria dos funcionários diz que se sentir feliz e engajado no trabalho é um dos principais motivadores. Além disso, quando os funcionários estão felizes e produtivos, as empresas prosperam, de acordo com The Economist.

A parte complicada para os gerentes de viagens é acomodar as diversas necessidades e preferências de viagens dos funcionários dentro de um orçamento corporativo (não de férias de luxo).

Para manter os funcionários felizes e produtivos, os gerentes de viagens precisam entender o que os satisfaz enquanto viajam e, em seguida, desenvolver um plano para oferecer uma experiência positiva enquanto trabalham dentro de um orçamento corporativo.

Adaptação às mudanças nas necessidades da empresa

Mudanças nas prioridades de negócios, como conquistar novos mercados internacionais ou alterar parcerias estratégicas, afetam diretamente os requisitos de viagens.

Uma mudança para mais reuniões presenciais com clientes, por exemplo, pode aumentar a frequência de viagens. Os gerentes de viagens corporativas devem adaptar as políticas e os orçamentos para se alinharem às mudanças das necessidades dos negócios.

E a gestão eficiente de viagens corporativas requer o monitoramento das mudanças nos panoramas político, econômico e de saúde em todo o mundo e a prontidão para responder e se adaptar. As necessidades de viagens podem mudar em um instante, e os gerentes de viagens corporativas precisam permanecer adaptáveis para ajustar as estratégias de viagens, conforme necessário.

Sustentabilidade ambiental

Um estudo da Deloitte de 2023 relatou que as preocupações com o clima provavelmente limitarão o crescimento das viagens corporativas nos próximos anos. A pesquisa descobriu que "4 em cada 10 empresas europeias e um terço das empresas dos EUA dizem que precisam reduzir as viagens por funcionário em mais de 20% para alcançar suas metas de sustentabilidade para 2030".

Essa estatística destaca a crescente pressão sobre os gerentes de viagens corporativas para elaborar estratégias de viagens que atendam às necessidades de um negócio em crescimento, ao mesmo tempo em que sejam eficientes, econômicos e ambientalmente responsáveis.

4 dicas para gerenciar viagens corporativas

Agora que discutimos algumas das responsabilidades do trabalho e os principais desafios dos gerentes de viagens corporativas, abordaremos as melhores dicas para gerenciar viagens corporativas.

1. Estabeleça canais de comunicação abertos

Quando os funcionários não conhecem as suas políticas e procedimentos de viagem, é impossível que cumpram.

Em outras palavras, eles podem não saber quanto podem gastar em um jantar corporativo, se devem pegar um táxi ou pedir uma viagem por aplicativo ou quais políticas de segurança precisam seguir nas viagens a trabalho.

Considere estabelecer um canal de comunicação aberto onde todos os funcionários possam acessar informações importantes. Pode ser um portal de viagens dedicado ou uma página da intranet, atualizações regulares por e-mail ou um software de gerenciamento de viagens que possibilite comunicação em tempo real.

2. Realize sessões de treinamento regulares

Outra maneira de aprimorar a comunicação e aumentar a conscientização sobre as políticas de viagens é realizar sessões de treinamento regulares.

Crie um treinamento presencial ou online que abranja o seguinte:

Políticas de viagem: consulte as diretrizes de viagem e os procedimentos de reserva específicos da empresa.
Medidas de segurança: explique todos os protocolos e procedimentos de emergência para viagens. Chame atenção especial para regiões que estejam passando por questões políticas ou civis.
Mudanças nos procedimentos: ofereça atualizações sobre processos novos ou que tenham mudado com relação às viagens. Isso é especialmente importante durante crises de saúde.
Responsabilidades do dever de cuidado: explique e forneça definições claras do compromisso da empresa com a segurança e o bem-estar das pessoas.
Valores por dia: descreva as ajudas de custo diárias para despesas durante a viagem. Inclua uma definição do que é e do que não é permitido. Por exemplo, as bebidas alcoólicas fazem parte de uma diária ou são excluídas das despesas corporativas?
Relatório de despesas: forneça orientações sobre como registrar e enviar corretamente os comprovantes de despesas de viagem.

3. Adote tecnologias de viagens

Quando você gerencia viagens de vários funcionários em diferentes escritórios, é um desafio educar a todos, acompanhar as despesas e garantir a conformidade com as políticas de viagens. Para organizar e agilizar tudo, você pode considerar um sistema de gerenciamento de viagens (TMS).

Um TMS é uma plataforma de viagens abrangente que ajuda as empresas a reservar, acompanhar e relatar atividades de viagens. Também fornece dados e análises em tempo real, ajudando você a monitorar os gastos com viagens e otimizar suas estratégias de viagens.

4. Avaliar e atualizar os procedimentos e políticas de viagem

Qualquer mudança na tecnologia, na economia mundial, no clima político, no estado de saúde global e na indústria têm um efeito profundo nas viagens de negócios.

Como tal, é essencial estabelecer um processo para avaliar e atualizar continuamente os procedimentos e políticas de viagem.

Isso pode incluir:

Revisar as políticas para garantir que sejam relevantes, econômicas, eficazes e seguras
Fazer uma pesquisa com seus funcionários para saber o quanto eles estão satisfeitos com suas políticas de viagem
Avaliar seus dados de TMS para identificar onde você pode otimizar viagens, inovar e melhorar processos

Impulsione seus negócios com a Uber para Empresas

No mundo de negócios acelerado de hoje, gerenciar bem as viagens corporativas é mais importante do que nunca. A adaptação rápida às mudanças e a adoção de novas tecnologias são fundamentais para a gestão eficaz das viagens de negócios.

Você também pode aproveitar o app da Uber para Empresas, que é um divisor de águas na gestão das necessidades de viagens da sua empresa. Ele simplifica todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas com recursos como acompanhamento automatizado de despesas e controle centralizado, facilitando o cumprimento de políticas e orçamentos.

Com a Uber para Empresas, você não está apenas organizando viagens. Você também economiza tempo e dinheiro e oferece à sua equipe uma experiência de viagem mais tranquila e eficiente. Veja como começar.

Os produtos e serviços mencionados neste artigo podem não estar disponíveis na sua região. Em caso de dúvida, entre em contato com a equipe de suporte da Uber para Empresas.

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