Vier Fragen an Mitarbeiter, die regelmäßig unterwegs sind

Die Befragung deiner Reisenden sollte der erste Schritt zur Erstellung besserer Reise-Richtlinie sein – egal ob du erste Richtlinie deiner Firma entwirfst oder die aktuellen Richtlinien aktualisierst.

Die Nutzung von Umfragen formalisiert und automatisiert den Prozess zur Erfassung von Feedback – eine einfache Möglichkeit, die Meinungen der Reisenden frühzeitig und regelmäßig in den Prozess einzubinden.

Als Verantwortlicher für Reisen ist eines deiner Ziele, die Zufriedenheit der Reisenden zu verbessern–und nicht einfach nur Reise- und Fahrtauslagen zu verwalten. Wie kannst du von deinem Schreibtisch aus die Zufriedenheit der Reisenden messen? Feedback einzuholen ist nicht das Gleiche wie Zahlen in einer Tabellenkalkulation zu überprüfen – es bedeutet, die Reisenden zu kontaktieren und sie in das Gespräch einzubeziehen.

Die Befragung deiner Mitarbeiter ist eine der schnellsten, organisiertesten und effizientesten Methoden, um die Art von unverfälschtem, ehrlichem Feedback zu erhalten, das für Verbesserungen der Programme erforderlich ist. Ihre praktische Erfahrung mit den Reise-Richtlinien zeigt schnell, ob die Richtlinien, die auf dem Papier sinnvoll erschienen, in der Praxis auch wirklich funktionieren. Außerdem gibt es die Möglichkeit von anonymem Feedback für ein wirklich ungefiltertes Verständnis von dem, was bei deinen Reise-Richtlinien gut und was weniger gut ist.

Die Durchführung von Befragungen ist besonders wichtig für expandierende Unternehmen, die Richtlinien zu Reise- und Fahrtauslagen erstellen. Kleinere, neuere Unternehmen verfügen nicht über die gleiche etablierte Infrastruktur wie größere Unternehmen. Die Befragung der Mitarbeiter in einem expandierenden Unternehmen bietet eine einzigartige Gelegenheit, Richtlinien zu erstellen, die wirklich das widerspiegeln, was die Reisenden sich wünschen.

Jedes Unternehmen wird je nach Zielsetzung unterschiedliche Fragen stellen, aber die vier, die wir hier zusammengestellt haben, sind eine gute Orientierungshilfe.

Sind deine Reisenden vollständig zufrieden, absolut unzufrieden oder irgendwas dazwischen? Diese grundlegende Frage mag zwar fast zu einfach erscheinen, aber es gibt einen Grund dafür, warum sie die Grundlage fast jeder Umfrage bildet: Sie liefert einen Maßstab für die allgemeine Zufriedenheit, die man mit einem Blick erfassen kann. Diese Messgröße ist zudem leicht nachzuverfolgen: Wenn die Zahl bei einer zweiten Umfrage steigt, ist dies ein Zeichen dafür, dass das Programm funktioniert; wenn die Zahl sinkt, ist es an der Zeit, sich eingehender damit zu beschäftigen, was für dein Unternehmen gut ist und was nicht.

So sollte die Frage gestellt werden: Verwende eine einfache Skala von 1 bis 10, wobei 1 der schlechteste und 10 der beste Wert ist. Wenn der Durchschnittswert bei etwa 8 liegt, kannst du davon ausgehen, dass dein Programm auf dem richtigen Weg ist. Zögere auch nicht, oft nachzufragen: Bitte nach jeder Reise oder einfach nur jeden Monat um Feedback, je nachdem, wer auf Reisen ist und wie oft sie reisen.

Bei einigen Umfrage-Tools ist es auch möglich, ein „Warum“ hinzuzufügen, wenn eine Antwort unter einem bestimmten Schwellenwert liegt – ein nützliches Hilfsmittel, um mehr qualitatives Feedback zu erhalten.

Deine Reisenden haben nicht so oft mit den Details der Reise-Richtlinien deines Unternehmens zu tun wie du. Kenntnisse darüber, wie viel die Reisenden wissen, werden sehr hilfreich sein, wenn du das Bewusstsein für die Vorgaben der Reise-Richtlinien schärfst, die für die Verwaltung der Ausgaben für Reise- und Fahrtauslagen so wichtig sind. Schließlich möchte kein Reisender nach seiner Reise erfahren, dass er zu viel ausgegeben hat oder dass er keine Erstattung erhalten kann.

So sollte die Frage gestellt werden: Frage die Reisenden, wie viel sie wissen – oder zu wissen glauben. Nutze die Umfrage, um die Reisenden zu bitten, ihren Wissensstand auf einer abgestuften Skala selbst zu bewerten, oder aus einer Reihe von Optionen zu wählen, wie z. B. „Ich weiß wenig über die Richtlinie“ oder „Ich kenne die Richtlinie und Vorschriften sehr gut“. Wenn die Ergebnisse der Umfrage ergeben, dass die meisten Reisenden mit den Details des Programms nicht vertraut sind, solltest du über Möglichkeiten nachdenken, um die Richtlinien besser verständlich machen zu können, wie beispielsweise in Form einer leicht zu findenden FAQ.

Da sich die App-basierte Welle der Disruption auf alle Aspekte des Reiseprozesses auswirkt, ist es nicht verwunderlich, dass deine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen die gleiche Auswahl haben wollen wie in ihrer Freizeit, von alternativen Unterkunfts- und Transportangeboten bis hin zu Apps zur Reiseplanung und mehr. Solche Präferenzen nicht zu berücksichtigen, obwohl solche Optionen verfügbar sind, wird nicht verhindern, dass sie genutzt werden – vielmehr kann dies zu einer gegen die Richtlinie verstoßenden Nutzung führen und die Spannungen im Bereich Reise- und Fahrtauslagen werden nur zunehmen.

Oder noch besser: der Service ist bereits bekannt, sodass man keine neue Plattform kennenlernen und sich keinen neuen Benutzernamen und kein neues Passwort merken muss (oder vergessen kann)!

So sollte die Frage gestellt werden: Stelle nicht einfach nur eine Drop-Down-Liste der bekanntesten Apps bereit. Füge Felder für Freitext hinzu, damit sie ihre eigenen Antworten schreiben können. Möglicherweise entdeckst du so praktische neue Apps oder aber du fügst den Reise-Richtlinien bewährte Favoriten hinzu.

Während du die Reise-Richtlinien erstellst oder anpasst, kann es vorkommen, dass einige Aspekte übersehen werden. Die Befragung von Reisenden ist die perfekte Möglichkeit, alle toten Winkel aufzudecken, die bei einem Programm bestehen können.

So sollte die Frage gestellt werden: Stelle offene Fragen, die das „Warum“ betonen. In den Feldern für Freitext können die Reisenden ihre Antworten selbst ausformulieren und alle Aspekte behandeln, die in der Umfrage nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Fordere deine Reisenden auf, ihre Antworten so effizient wie möglich zu geben: als Stichpunkte, kurze Notizen oder auch als kurzen Absatz. Außerdem solltest du den Teilnehmern der Umfrage versichern, dass ihre Antworten anonym sind, oder die Option einer anonymen Teilnahme bieten, um unverfälschtes Feedback zu erhalten.

Die besten Programme sind die, die den Stress der Reisenden minimieren und die Einfachheit für die Endbenutzer maximieren. Indem du durch regelmäßige Umfragen dafür sorgst, dass du durchgehend Feedback von deinen Reisenden erhältst, bleibst du in Bezug auf deren Bedürfnisse auf dem Laufenden, sorgst für eine höhere Zufriedenheit und kannst im Gegenzug dazu beitragen, dass es weniger Ausgaben gibt, die gegen die Richtlinie verstoßen.

Eine breit gefasste Umfrage, die die Zufriedenheit in groben Zügen umreißt und dir eine Möglichkeit bietet, spezifisches Feedback einzuholen, ist ein hervorragender Ausgangspunkt und bringt dich der perfekten, auf die Reisenden ausgerichteten Richtlinie einen Schritt näher.