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Intégrer les prolongations de voyages d’affaires à votre politique de déplacement

20 décembre 2018 / Europe

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Vos collaborateurs en déplacement souhaitent prolonger leurs voyages d’affaires pour s’accorder un peu de bon temps. Votre politique de déplacement prévoit-elle ce nouveau type de demande formulé par les voyageurs d’affaires ?
Les prolongations de voyages d’affaires se généralisent dans le monde professionnel : plus de 2,2 millions de déplacements professionnels ont été concernés1 entre 2016 et 2017. Appelée « bleisure » (contraction des mots anglais « business » et « leisure »), cette tendance pourrait même devenir la façon préférée des voyageurs d’affaires de prendre des congés, alors que les employés sont de moins en moins nombreux à utiliser tout leur quota de vacances2. Cette formule est l’occasion pour les voyageurs d’affaires de se réserver des moments de détente avant de retourner au bureau, sans pour autant devoir repousser leurs travaux urgents. Dans cet article, nous allons examiner pourquoi il est important que les responsables des déplacements professionnels définissent des politiques officielles concernant le bleisure, afin de garantir des procédures adaptées, simples et claires. En effet, omettre le bleisure dans votre politique de déplacement pourrait entraîner des cas de non-respect de celle-ci, affectant les remboursements, les réservations, et plus encore.
Affirmer votre engagement envers les collaborateurs souhaitant prolonger un voyage d’affaires
Les prolongations de voyages d’affaires, si elles ouvrent tout un champ de possibilités pour les personnes en déplacement, soulèvent aussi des questions de responsabilité pour les entreprises et peuvent semer la confusion chez les employés. Lorsque vous intégrez le bleisure à votre politique de déplacement, il est important de réaffirmer votre rôle en tant qu’interlocuteur pour les employés qui souhaitent se réserver du temps libre à titre personnel. Au moment d’évaluer votre politique de déplacement en vue d’y intégrer le bleisure, gardez ces trois points sensibles à l’esprit :
Clarifiez la différence entre déplacements professionnels et personnels. Si aucune politique concernant le bleisure n’est officiellement définie, les collaborateurs en déplacement risquent d’oublier de séparer les frais, voire d’essayer d’inclure des dépenses personnelles, comme des nuits supplémentaires à l’hôtel, au moment de soumettre leurs demandes de remboursement. Des directives bien définies aident les voyageurs d’affaires à distinguer correctement les deux types de déplacements. 
Déterminez dans quelles circonstances les responsables des déplacements sont en droit d’intervenir. Même si, techniquement, votre collaborateur est en congé lorsqu’il prolonge son séjour, le but principal du voyage reste professionnel. La personne en déplacement devrait-elle alors continuer à contacter le responsable des déplacements durant le temps libre qu’elle s’est réservé à titre personnel ? Si oui, quand ? Certains responsables des déplacements souhaitent par exemple être immédiatement mis au courant en cas de changement d’itinéraire. Le fait de définir ces paramètres permet de consolider le rôle du responsable en tant qu’interlocuteur, sans toutefois surcharger les voyageurs pendant leur temps de repos. 
Assurez le respect de votre politique. Un voyageur d’affaires satisfait est avant tout un voyageur qui respecte votre politique. En prévoyant les termes applicables au bleisure dans votre politique, vous montrez que vous avez écouté vos collaborateurs et répondu à leurs attentes et besoins en matière de déplacements. 
Trois questions à se poser pour éviter la confusion
Le processus de prolongation des voyages d’affaires doit être aussi fluide que possible pour vos collaborateurs en déplacement comme pour vous-même. En préparant les employés avant leurs déplacements grâce à des directives et procédures claires, vous éviterez des conversations compliquées et des déceptions à leur retour. Pour incorporer la notion de bleisure dans votre politique de déplacement, posez-vous ces 3 questions :
Le bleisure est-il toujours autorisé ? Votre entreprise peut choisir de limiter les prolongations de voyage d’affaires aux week-ends et jours fériés. Définissez dans quelles circonstances les prolongations de voyage d’affaires sont autorisées, même si la réponse est « toujours ».
Une autorisation préalable est-elle requise ? Désignez la personne à prévenir et définissez la marche à suivre. Un simple e-mail ou un commentaire dans un programme de gestion des notes de frais comme Concur peuvent suffire.
Comment les voyageurs d’affaires doivent-ils faire le tri dans leurs dépenses ? Envisagez d’introduire des outils conçus pour les voyageurs d’affaires, comme l’application Uber for Business, afin de les aider à séparer dépenses professionnelles et personnelles.
En tant que responsable des déplacements, vous devez veiller à éviter qu’une nuit d’hôtel ou une course soit accidentellement facturée à l’entreprise. Pour conserver une longueur d’avance, nous vous conseillons de rendre votre politique de déplacement facilement accessible en ligne et hors ligne, en proposant une FAQ et en assurant même des permanences pour répondre aux questions pendant les heures de bureau.
L’approche de votre entreprise en matière de déplacements est redéfinie lorsque les sphères professionnelle et personnelle se confondent. Le nouveau phénomène du bleisure n’est pas près de disparaître, et même les responsables des déplacements qui ne le connaissent pas encore très bien doivent en prévoir le bon encadrement. Les recommandations d’Uber for Business en matière de politique de déplacement constituent un excellent point de départ pour comprendre cette nouvelle réalité.
Si votre politique ne définit pas correctement le bleisure, cela risque de semer la confusion chez les employés en déplacement et de vous obliger à gérer des déplacements non autorisés, des notes de frais incomplètes ou des demandes de remboursement pour motifs non professionnels. Prenez les devants en réaffirmant votre responsabilité envers les employés en déplacement et en créant des directives claires sur la manière de gérer les demandes de prolongation de voyage d’affaires. Résultat : les choses se dérouleront sans accroc et les employés en déplacement s’accorderont du temps personnel bien mérité.
Notes:
1 24 octobre 2018. Do You Bleisure? The Word We Love to Hate is Gaining Popularity Across the Globe. Concur. 
2 24 mai 2017. Glassdoor Survey Finds Americans Forfeit Half Of Their Earned Vacation/Paid Time Off. Glassdoor.