Quatre questions à poser à vos employés mobiles

La première étape pour mettre au point une meilleure politique de déplacement, que vous en créiez une pour votre entreprise ou que vous mettiez à jour les directives actuelles, doit être de réaliser une enquête auprès de vos employés.

Les enquêtes permettent de formaliser et d’automatiser le recueil de commentaires des employés ; elles constituent donc une façon simple de les inclure tôt et régulièrement dans ce processus.

En tant que responsable des déplacements, votre travail ne consiste pas seulement à gérer les frais de déplacement, mais également à améliorer la satisfaction des employés. Comment évaluer la satisfaction des employés depuis votre bureau ? Recueillir des avis ne signifie pas noter des chiffres dans une feuille de calcul : cela implique d’aller à la rencontre des employés et de dialoguer avec eux.

Les enquêtes auprès des employés constituent l’une des façons les plus rapides, structurées et efficaces d’obtenir des avis sincères et honnêtes, qui sont nécessaires à l’amélioration des programmes. Leur expérience pratique de la politique de déplacement permet de savoir rapidement si cette dernière fonctionne aussi bien sur le terrain que sur le papier. De plus, vous pouvez opter pour une enquête anonyme afin d’obtenir un aperçu authentique des points positifs et des faiblesses de votre politique de déplacement.

Réaliser une enquête s’avère particulièrement important pour les entreprises en expansion, qui mettent en place des politiques de déplacement et de notes de frais. Les entreprises plus jeunes et plus petites ne disposent pas d’une infrastructure bien enracinée comme les grandes sociétés. Ainsi, mener une enquête dans une entreprise en pleine croissance offre une occasion unique d’établir d’emblée une politique qui reflète vraiment la volonté des employés concernés.

Chaque entreprise utilisera des questions différentes en fonction de ses objectifs, mais les quatre questions que nous avons répertoriées ici vous mettront sur la bonne voie.

Vos employés sont-ils entièrement satisfaits, très insatisfaits, ou quelque part entre les deux ? Cette question basique peut paraître simpliste, mais il y a une bonne raison pour laquelle elle apparaît en tête de presque toutes les enquêtes : elle vous donne un point de référence rapide concernant la satisfaction générale. Il s’agit également d’un indicateur facile à suivre. Si le résultat augmente lors de la deuxième enquête, vous pouvez en déduire que votre programme de déplacement s’améliore ; s’il baisse, c’est qu’il est temps d’examiner plus en profondeur ce qui convient et ce qui ne convient pas à votre entreprise.

Comment poser cette question : utilisez une simple échelle allant de 1 à 10, où 1 marque le niveau de satisfaction le plus faible et 10 le plus élevé. Si la moyenne est au-dessus ou aux alentours de 8, vous saurez que votre programme de déplacement est sur la bonne voie. De plus, n’hésitez pas à interroger régulièrement vos employés : demandez-leur leur avis après chaque déplacement ou simplement de façon mensuelle, en fonction de la personne concernée et de sa fréquence de déplacement.

Certains outils d’enquête vous permettent également d’ajouter un champ « Pourquoi ? » si une réponse se trouve en dessous d’un certain seuil : il s’agit là d’un moyen précieux d’obtenir des commentaires plus qualitatifs.

Contrairement à vous, vos employés ne sont pas au fait de tous les détails relatifs à la politique de déplacement de l’entreprise. Pour mieux faire connaître les directives de la politique de déplacement, essentielles à la gestion en amont des frais liés aux déplacements, il s’avère très utile d’évaluer le degré de connaissance de vos employés. Après tout, aucun employé ne souhaite découvrir, en rentrant d’un déplacement, qu’il a dépassé le plafond de dépenses ou qu’aucun remboursement n’est possible.

Comment poser cette question : demandez aux employés ce qu’ils savent, ou ce qu’ils pensent savoir. Servez-vous de l’enquête pour leur demander d’auto-évaluer leur niveau de connaissances sur une échelle, ou de choisir parmi plusieurs options comme « Je ne connais pas bien la politique » ou « Je connais parfaitement la politique et les règles ». Si les résultats de l’enquête montrent que la plupart des employés connaissent mal les détails du programme, réfléchissez à des façons de rendre les directives plus accessibles, par exemple en utilisant une FAQ facile à trouver.

Les applications ont bouleversé les voyages sous tous les aspects. Il n’est donc pas étonnant que vos employés cherchent à bénéficier de ces nouvelles possibilités lors de leurs déplacements professionnels et personnels, qu’il s’agisse d’autres options d’hébergement et de transport ou de planification des déplacements. Ne pas tenir compte de leurs préférences, bien qu’il puisse exister des options professionnelles, ne les empêchera pas de les utiliser, entraînant davantage de pratiques contraires à la politique et de problèmes liés aux frais de déplacement.

En revanche, si vous décidez d’en tenir compte, l’avantage est que les employés connaissent déjà ces applications : ils n’ont donc pas à se familiariser avec une nouvelle plateforme ni à mémoriser (puis oublier) de nouveaux mots de passe et identifiants !

Comment poser cette question : ne vous contentez pas de proposer une liste déroulante des applications les plus courantes. Laissez un espace vide pour permettre aux personnes interrogées d’écrire leur propre réponse. Vous découvrirez peut-être quelques applications pratiques et tendance, ou vous finirez par inclure à votre politique de déplacement des outils classiques ayant fait leurs preuves.

Au fil de l’élaboration ou de la modification de votre politique de déplacement, certains éléments peuvent passer inaperçus. Une enquête constitue un moyen idéal de révéler d’éventuels oublis dans votre programme.

Comment poser cette question : ayez recours à une question ouverte et mettez l’accent sur le « pourquoi ». L’espace vide permet aux employés de rédiger librement leur réponse et d’aborder les éléments qui n’ont pas été correctement traités dans l’enquête. Encouragez vos employés à donner leur réponse de la manière la plus efficace possible : sous forme de liste, de remarques succinctes, voire en rédigeant un paragraphe entier. De plus, rassurez les personnes interrogées sur le caractère anonyme de leurs réponses ou ajoutez une option permettant de répondre de façon anonyme afin d’encourager les avis sincères.

Les meilleurs programmes de déplacement sont ceux qui réduisent le stress pour les employés et leur offrent un maximum de simplicité. En établissant une communication solide avec vos employés par le biais d’enquêtes régulières, vous pourrez vous tenir au courant de leurs besoins, et ainsi garantir des taux de satisfaction élevés tout en réduisant les dépenses non prises en charge par la politique.

La réalisation d’une vaste enquête visant à évaluer la satisfaction de manière générale et à recueillir des avis spécifiques vous offrira une excellente base de connaissances et vous aidera à obtenir une politique idéale, centrée sur les employés mobiles.