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Les meilleures pratiques de gestion des voyages d’affaires

1 septembre 2023 / France

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Les voyages d’affaires jouent un rôle important dans la réussite d’une entreprise. Une gestion efficace permet d’optimiser les résultats, vous faire gagner du temps et garantir une expérience de voyage agréable. Dans cet article, nous passons en revue les meilleures pratiques de gestion des voyages d’affaires pour vous aider à optimiser vos dépenses, tout en délivrant confort, sécurité et durabilité à vos employés.
1.  Définir une politique de voyage claire
Une politique de voyage claire et bien définie est essentielle pour une gestion efficace des voyages d’affaires. Réservations de vols, allocations repas, dépenses diverses et variées… Autant de détails qui doivent être pris en compte lors de la rédaction d’une politique voyage.
Celle-ci doit notamment :
définir les règles et les procédures pour les voyages d’affaires ;
spécifier les frais de voyage autorisés ;
préciser les modes de transport préférentiels ;
offrir des options d’hébergement approuvées ;
assurer l’accessibilité à l’ensemble des employés ;
être régulièrement actualisée pour refléter les changements internes et les tendances du marché.
Pour que rien ne passe entre les mailles du filet, révisez votre politique voyage et vérifiez qu’elle prenne bien en compte toutes ces situations.
À lire aussi:  Comment privilégier le bien-être des voyageurs d’affaires ?
2.  Optimiser les coûts grâce aux outils de gestion des voyages d’affaires
La gestion des dépenses est un aspect crucial de la gestion des voyages d’affaires. Certaines solutions vous aident à gérer efficacement les frais de voyage de votre entreprise. Ces outils peuvent inclure des plateformes de réservation en ligne, des programmes de gestion des dépenses et des cartes de crédit d’entreprise.
Grâce à ces outils de gestion des voyages d’affaires, vous bénéficiez :
d’un suivi des données pour mieux mesurer, contrôler et analyser les voyages. Vous pouvez ainsi identifier les voyageurs hors budget, comparer les coûts des voyages, obtenir une aide à la prise de décision et simplifier l’expérience collaborateur ;
d’une négociation de contrats avantageux avec les fournisseurs. Vous avez la possibilité de regrouper les dépenses et négocier les contrats de voyage avec vos fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, entreprises de location de voitures…). Ceci conduit bien souvent à des tarifs préférentiels, réductions et autres avantages exclusifs.
« Uber était déjà notre moyen de déplacement professionnel privilégié. La plateforme Uber for Business nous a permis de fluidifier la gestion des déplacements de chaque collaborateur, tant du point de vue de leur autonomie (un compte par personne) que du contrôle des coûts. En résumé, beaucoup de souplesse, un gain de temps et moins de frustrations au quotidien. »

Pierre Laromiguière, Président d’Armstrong
Vos employés utilisent déjà l’application Uber pour se déplacer ? Et si, comme Armstrong, vous passiez à la vitesse supérieure en utilisant la plateforme Uber for Business ? Aucun frais d’inscription, aucun frais caché, vous gérez vos voyages en toute sérénité !
3.  Intégrer la durabilité dans les voyages d’affaires
Connaissez-vous l’impact écologique des déplacements professionnels de votre entreprise ? Afin de prendre des décisions éclairées et améliorer la gestion des voyages d’affaires, vous devez disposer des bonnes données. Munissez-vous d’un calculateur de carbone capable de mesurer intelligemment vos émissions de gaz à effet de serre. Celui-ci s’appuie sur des données relatives aux dépenses et aux itinéraires de voyage.
Ainsi, tout responsable de voyages peut définir des « budgets carbone » conformes à ses objectifs, puis visualiser et évaluer ses émissions en direct.
Voici quelques pistes pour rendre vos déplacements professionnels plus durables :
Réduisez votre empreinte carbone en encourageant l’utilisation de modes de transport respectueux de l’environnement (transports en commun, véhicules électriques).
Évaluez votre empreinte carbone sur une base annuelle pour suivre vos progrès en matière de développement durable.
Le saviez-vous ? Avec Uber for Business, vous accédez à des indicateurs climatiques clairs pour mesurer et partager les résultats de votre entreprise : émissions de CO2, moyenne de CO2 par kilomètre et nombres de trajets à faibles émissions.
Compensez les émissions causées par vos voyages d’affaires en participant à des projets de compensation carbone.
Intégrez des critères de durabilité des voyages pour allier RSE et PVE (Lire l’article Définir une politique de voyage durable dans l’entreprise).
À lire aussi:  Uber Green : la solution la moins chère pour la mobilité en entreprise
4.  Améliorer l’expérience des collaborateurs en mouvement
Les voyages d’affaires se montrent parfois stressants pour les employés. Quelques actions peuvent être mises en place dès à présent, pour rendre les déplacements professionnels de vos collaborateurs moins anxiogènes :
Offrez une personnalisation des options de voyage en fonction des préférences de chacun.
Exploitez des technologies capables de faciliter les réservations et la communication.
Créez une politique de voyage axée sur le bien-être et la sécurité des voyageurs.
À lire aussi: Faites voyager vos salariés et vos clients avec sérénité
Uber vous aide pour une gestion des voyages d’affaires réussie
Choisissez Uber for Business pour bénéficier d’un programme qui facilite la mobilité de vos collaborateurs ! Dans le cadre des déplacements d’affaires, cette solution vise à améliorer l’efficacité et le bien-être des équipes en proposant des fonctionnalités flexibles.
Notre service permet notamment de commander une course jusqu’à 30 jours à l’avance, avec l’option Reserve. Pour un trajet sans stress, nous avons inclus une marge de 15 minutes d’attente. Vous profitez ainsi d’une certaine flexibilité en cas de retards ou de changements de dernière minute.
Uber for Business intègre aussi Central, un service vous permettant de réserver des courses pour vos clients. Cette fonctionnalité s’avère très utile pour planifier des déplacements professionnels en toute tranquillité, en ayant la certitude qu’un transport est disponible aux heures souhaitées.
En combinant des approches axées sur l’optimisation des coûts, la durabilité et l’expérience collaborateur, les professionnels de la gestion des voyages d’affaires peuvent créer des politiques et des stratégies qui non seulement optimisent les opérations, mais contribuent également au succès global de l’entreprise.