Maîtrise des coûts : et si vous passiez à la facturation centralisée?
10 novembre 2023 / France
Gérer efficacement ses coûts représente un enjeu crucial pour toutes les entreprises. Les dépenses liées aux déplacements professionnels ne cessent d’augmenter et, de fait impactent la rentabilité. Dans cet article, découvrez comment la facturation centralisée peut révolutionner la gestion budgétaire et l’optimisation des dépenses.
Maîtrise des coûts : pourquoi optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?
La maîtrise des coûts revêt des spécificités et avantages – parfois méconnus – qui faciliteraient le quotidien de toute entreprise. Zoom sur trois bonnes raisons d’optimiser votre gestion des dépenses.
Hausse des coûts de déplacement
Les coûts liés aux voyages d’affaires sont en constante augmentation. Ces dépenses impactent directement la santé financière des sociétés de toutes tailles. Selon une étude de TomTom, le temps de trajet moyen a augmenté dans 62 % des villes évaluées en 2022. Cette hausse implique plus de carburant consommé et une croissance des coûts de déplacement de 27 % pour les véhicules essence et de 44 % pour les diesels.
Complexité de la gestion des notes de frais
Le contrôle des dépenses de déplacements s’affiche parfois comme un véritable casse-tête administratif. Des problèmes de conformité et de suivi peuvent survenir à chaque étape du processus. Ces étapes sont chronophages et les délais de remboursement parfois longs. Les notes de frais s’avèrent complexes, autant pour les salariés que pour les services comptables.
Une étude réalisée par la société Unit4, en 2015, estime qu’un salarié perd en moyenne 212 euros en frais non remboursés, soit un total de 600 millions d’euros en France. La complexité du traitement des dépenses coûte également cher aux employeurs, puisqu’on l’évalue à 53 euros par note de frais et par personne. Une gestion des coûts opérationnels efficace demande donc assiduité et attention de la part des entreprises.
| « L’un des gros problèmes des notes de frais, c’est la lourdeur des formulaires et justificatifs à fournir. Si vous ne le faites pas tous les jours, vous allez mettre des heures à tout reconstituer avec le risque d’en être de votre poche. » Maurice Germont, ex-directeur général d’une entreprise de composants électriques |
Pour aller plus loin : Gagnez du temps et de l’argent en associant votre service de gestion de notes de frais
Besoin d’une gestion plus efficace
Une bonne gestion des dépenses présente bon nombre d’avantages pour l’efficacité budgétaire d’une entreprise :
- Une diminution des erreurs coûteuses : l’automatisation des tâches manuelles limite les erreurs et améliore la précision des données.
- Une réduction des coûts et une meilleure gestion des risques d’approvisionnement : une gestion optimale permet un meilleur contrôle financier et une réduction des dépenses importante. En sachant exactement ce qui est acheté, à qui, et à quel prix, le gaspillage est éliminé.
- Une collaboration plus efficace : les relations professionnelles entre les partenaires commerciaux et les équipes transversales sont renforcées.
- Une amélioration de l’efficacité : une bonne gestion financière libère du temps et des ressources pour vos équipes, qui peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques. Ce faisant, la productivité globale de l’entreprise s’améliore.
À lire aussi : 4 manières d’économiser sur vos voyages d’affaires
La facturation centralisée avec Uber for Business
Le système de facturation centralisée Uber for Business aide à la rationalisation des coûts, en regroupant et en gérant toutes vos dépenses.
Qu’est-ce que la facturation centralisée ?
La facturation centralisée est un processus par lequel toutes les dépenses d’une entreprise, généralement liées à un domaine spécifique tel que les déplacements professionnels, sont regroupées et gérées à partir d’un seul compte ou d’un point central. Cela inclut notamment la centralisation des notes de frais liées aux déplacements professionnels.
Au lieu de devoir gérer des factures dispersées et des paiements au compte-gouttes, toutes les transactions se retrouvent en un seul et même endroit. Ce procédé s’aligne parfaitement avec la solution Uber for Business, qui simplifie la maîtrise des coûts de déplacement des entreprises.
Les avantages de la facturation centralisée
Vos collaborateurs peuvent utiliser directement l’application Uber avec leur profil personnalisé, depuis la même interface. Leurs comptes personnels et professionnels sont dissociés, ce qui leur permet de passer de l’un à l’autre en un clic. Plus besoin de créer un nouveau compté spécialement pour le travail.
Paramétrez en toute simplicité le compte Uber for Business de votre entreprise. Les administrateurs ont la possibilité d’ajouter des règles spécifiques, afin de faire respecter votre politique en matière de mobilité. Après chaque course, vous pouvez consulter rapidement les données précises du trajet du collaborateur(prix, lieux, horaires), facilitant ainsi la gestion des déplacements. De plus, toutes vos factures sont disponibles de manière digitalisée, dans votre espace administrateur. Vous intégrez ainsi les économies de papier à votre stratégie de réduction des coûts.
Pour gagner en sérénité, vos équipes disposent d’un moyen de paiement professionnel unique et commun à l’entreprise. Avec le paiement centralisé, vos collaborateurs n’ont plus à se soucier du processus de remboursement. Tous les trajets sont en effet facturés sur le même compte, afin de faciliter l’évaluation des coûts et le suivi des courses effectuées.
Une meilleure maîtrise des coûts grâce à la centralisation des données en 4 étapes
Le tableau de bord d’Uber for Business centralise vos données et vous offre une maîtrise des coûts optimale liés aux déplacements. Cet outil regroupe toutes les données nécessaires aux gestionnaires et responsables financiers pour bien contrôler vos dépenses.
Étape 1 : collecte des données de déplacement
Tous les trajets, dépenses et détails restent consignés et accessibles au même endroit. Vous suivez alors avec précision vos coûts de déplacement, qu’il s’agisse de voyages en voiture, de réservation d’hôtels, ou de repas.
Étape 2 : suivi en temps réel
Le suivi en temps réel est essentiel pour l’optimisation des coûts. Le tableau de bord d’Uber for Business permet aux gestionnaires d’observer les déplacements en cours, de vérifier leur conformité avec les politiques de l’entreprise, et de prendre des mesures immédiates en cas d’anomalies.
Étape 3 : analyse approfondie des données
La maîtrise des coûts nécessite une étude précise de vos données. Sur votre tableau de bord Uber for Business se trouvent des outils d’analyse, afin d’aider les gestionnaires à identifier des tendances et des opportunités d’économies de ressources. Vous pouvez par exemple, repérer les moments où les coûts de déplacement sont les plus élevés, et ainsi planifier des alternatives plus économiques.
Étape 4 : meilleure prise de décision
Grâce aux informations recueillies, prenez des décisions éclairées afin de réduire vos dépenses de déplacement. Cela peut inclure des ajustements aux politiques de voyage, des négociations avec les fournisseurs, ou même la promotion de pratiques de voyage plus économiques au sein de l’entreprise. Quelle que soit votre stratégie de maîtrise des coûts, appuyez-vous sur des données solides.
La facturation centralisée avec Uber for Business est un outil efficace pour bien gérer vos frais de déplacements professionnels. Il vous permet d’optimiser vos dépenses et vous garantit une utilisation judicieuse des ressources financières de votre entreprise. Faites ainsi face à la hausse constante des coûts de déplacement, tout en restant rentable et compétitif.
| « La possibilité de générer des rapports par service ou par équipe et d’avoir une vision globale de toutes les dépenses grâce à un seul et même tableau de bord constitue à elle seule un avantage considérable. » Sunil Madan, directeur général de l’information, Zoom |
Publié par Uber
Simplifiez les notes de frais liées aux déplacements
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