7 idéer som hjälper dig att planera mer hållbara evenemang

Evenemang och arrangemang kan ha stora koldioxidavtryck. En typisk konferensdeltagare ger upphov till 1,89 kg avfall per dag och ett tredagarsevenemang med 1 000 deltagare kan orsaka 530 ton koldioxidutsläpp. Företag runtom i världen söker olika sätt att minska sin miljöpåverkan och många av dem vänder sig till miljövänligare samarbetspartner för att arrangera mer hållbara evenemang.

Det är ingen lätt uppgift att välja en plats eller lokal som passar evenemangets tekniska och praktiska behov och då har vi inte ens börjat ta hänsyn till miljöfaktorerna! Förutom att granska utrustning, funktioner och faciliteter är det viktigt att kontrollera anläggningens miljöcertifiering.

Den goda nyheten är att det blir allt lättare att hitta miljömedvetna, hållbara konferens- och evenemangsanläggningar. Många beskriver utförligt sitt hållbarhetsarbete och miljömässiga ansvar i sitt marknadsföringsmaterial. Håll utkik efter en grön certifierings- eller godkännandestämpel från en välrenommerad miljöorganisation och granska sedan anläggningens policyer som syftar till att minska miljöpåverkan. Du bör titta på saker som återvinningsrutiner, reducerad användning av engångsprodukter, energi- och vattenbesparande åtgärder liksom användning av hållbara återförsäljare och leverantörer.

Anläggningens miljökvalifikationer är viktiga, men lika viktigt är var den ligger. Privata färdmedel bidrar avsevärt till koldioxidutsläppen globalt, så om evenemanget kan arrangeras på en plats som ligger i nära anslutning till kollektivtrafik eller på gångavstånd från delegaternas hotell kan man reducera evenemangets koldioxidavtryck rejält.

Om evenemanget kommer att ha internationella deltagare kan det vara värt att överväga att arrangera det på själva flygplatsen. Det minskar behovet av marktransporter vid ankomsten.

Om evenemanget vanligtvis kräver att deltagarna kör långa sträckor eller måste flyga från utlandet, bör du överväga att bidra till minskade koldioxidutsläpp genom att istället arrangera mindre, lokala evenemang eller erbjuda deltagarna att medverka på distans.

Viktiga föredrag kan t.ex. streamas för delegater som inte måste medverka personligen, vilket skulle medföra ett kraftigt reducerat koldioxidavtryck.

Evenemang kan ge upphov till skrämmande mängder avfall – affischer, biljetter, cateringmaterial och oäten mat är några exempel på sopor som blir kvar. Med teknikens hjälp kan du minska mängden avfall och se till att evenemangen du arrangerar blir mer hållbara. Marknadsför evenemanget online, dela ut e-biljetter till deltagarna och stå emot frestelsen att skriva ut flygblad och annan reklam som istället kan distribueras digitalt.

Vad beträffar catering bör man söka efter företag som kan erbjuda hållbara alternativ till exempelvis engångsbestick i plast. Hör dig för i god tid om deltagarnas kostönskemål och allergier. På så sätt kan du bättre anpassa den mat som serveras, vilket minskar mängden avfall. Eventuellt kanske du kan vända dig till lokala välgörenhetsorganisationer som på ett säkert och hygieniskt sätt kan ta hand om och dela ut överblivna livsmedel till behövande efter evenemanget.

Återvinning spelar en viktig roll när det gäller att minska evenemangets miljöpåverkan. Placera ut tydligt utmärkta, praktiska återvinningsbehållare så att soporna kan sorteras direkt.

Det är ett enkelt, men mycket effektivt sätt att se till att det företag som tar om hand om avfallet från evenemanget kan göra det på ett ansvarsfullt sätt. Om du lägger ut avfallshanteringen för evenemanget på en underleverantör, ska du se till att välja ett företag med en tydlig återvinningspolicy.

Påsar med gratisprodukter och profilvaror är populära på många konferenser och evenemang. Visserligen tar deltagarna gärna emot dessa påsar, men ofta slängs det mesta av innehållet och det som inte hamnar i soporna blir ofta liggande i en låda.

Be utställare att inte dela ut sådana meningslösa ”gottepåsar” vid evenemanget. I synnerhet bör de inte dela ut flygblad, billiga kampanjartiklar och saker som av säkerhetsskäl inte får tas med i handbagaget på flyget. Om utställarna känner starkt att de vill dela ut påsar med någon form av profilvaror bör de uppmuntras att begränsa sig till produkter som inte ger upphov till mycket avfall eller artiklar som folk faktiskt kommer att använda.

Ge deltagarna möjlighet att välja miljövänliga färdmedel för att ta sig till eller från evenemanget. Personbilar bidrar i hög utsträckning till utsläpp av växthusgaser, medan kollektivtrafik, samåkning och skyttelbussar är mer miljövänliga.

På vissa platser erbjuder Uber for Business sina användare möjlighet att i välja elfordon, kollektiva färdmedel och samåkning i Uber-appen. På så sätt kan de lättare ta sig till och från evenemanget på ett mer miljövänligt sätt. Ytterligare ett incitament för särskilt inbjudna gäster är att erbjuda dem Uber-kuponger så att de inte behöver köra själva till evenemanget.

Många evenemang ger upphov till stora mängder avfall, leder till en hel del onödiga resor, förbrukar stora mängder energi och tar liten hänsyn till den stora miljöpåverkan som de har. Det blir dock både lättare och attraktivare att arrangera mer hållbara evenemang. Med ett förnyat fokus på miljön går det att, genom att exempelvis införa förmåner som transportkuponger och noga tänka igenom var evenemanget ska hållas, ordna minnesvärda evenemang som dessutom är mer hållbara.