La guía definitiva para la gestión de viajes corporativos
Publicado: 9 de abril de 2024
Los días en que las empresas operaban y crecían dentro del radio de una ciudad pequeña quedaron atrás. En el mundo acelerado y lleno de tecnología de los negocios de hoy en día, las empresas tienen fácil acceso al talento y la clientela globales.
Como tal, transportar a las partes interesadas a través de largas distancias es una práctica común. Los pronósticos recientes proyectan que, en 2024, habrá más de 470 millones de viajes de negocios nacionales tan solo en los Estados Unidos.
Si bien los viajes corporativos son parte necesaria de operar una empresa moderna, también pueden ser logísticamente difíciles y costosos de gestionar, especialmente a medida que tu empresa crece. Este artículo te ayudará a cubrir lo que necesitas saber para mejorar tus operaciones de gestión de viajes corporativos.
¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
La gestión de viajes corporativos es el proceso de coordinar, analizar y administrar las necesidades de viajes de negocios de una empresa.
La gestión efectiva de los viajes corporativos es crucial para mantener los viajes de negocios organizados y eficientes, garantizar que los arreglos de viaje se alineen con los reglamentos de la empresa, ayudar a mejorar la seguridad y la comodidad de los viajeros y cumplir con los presupuestos.
¿Qué hace un gerente de viajes corporativos?
Veamos en detalle las principales responsabilidades de un gerente de viajes corporativos y cómo cumple con sus deberes.Elabora e implementa reglamentos de viajes corporativos integrales
Los gerentes de viajes corporativos desarrollan reglamentos de viaje detallados que se alinean con los objetivos y necesidades únicos de la empresa.
Por ejemplo, un gerente de viajes establecería reglamentos para:
Trámites de reserva. Establece los procedimientos para reservar viajes, vuelos y hoteles.
Pautas para las clases de viajes. Establece estándares para la clase ejecutiva o económica en función de la distancia, duración o nivel de miembro del personal.
Estándares de alojamiento. Especifica el tipo, el presupuesto y la clase de alojamientos permitidos (por ejemplo, hoteles o alquiler de casas).
Reporte y reembolso de gastos. Establece límites en las asignaciones diarias para comidas e imprevistos, y define procedimientos para el monitoreo y la presentación de los gastos de viaje.
Uso de tecnología. Implementa software o apps de gestión de viajes para simplificar los arreglos de viaje, el análisis de datos y la elaboración de informes.
Organiza experiencias óptimas
Los gerentes de viajes corporativos supervisan la coordinación y ejecución de los planes de viajes de negocios para el personal. Organizan directamente todos los aspectos de los viajes, administran un equipo interno de coordinadores de viajes o colaboran con agentes de viajes externos.
Hoy en día también es esencial comenzar a usar apps de viajes corporativos, ya que ayudan a los gerentes a agilizar los planes de viaje en toda su organización. Una app de viajes corporativos te ayuda con lo siguiente:
Seguimiento automatizado de gastos. Elimina la necesidad de guardar copias impresas de los recibos al agregar automáticamente al sistema los viajes y las comidas que se van a contabilizar.
Control centralizado desde un panel de control. Proporciona una visibilidad completa de los reglamentos, procedimientos, gastos, presupuestos y planes de viajes.
Informes y seguimiento en tiempo real. Ofrece una visión integral de los programas de viajes personalizados con actualizaciones en tiempo real de viajes, comidas, imprevistos y más.
Gestión de viajes simplificada. Incluye límites flexibles y personalizables para reservar viajes, comprar comida y procesar pagos (como cobrar a una tarjeta personal para obtener un reembolso o a una tarjeta de negocios).
Controla el presupuesto para obtener resultados financieros óptimos
Los gerentes de viajes buscan el medio para proporcionar experiencias de viaje cómodas al personal sin dejar de ceñirse al presupuesto de viajes de la empresa.
Para hacerlo, los gerentes investigan las oportunidades de ahorro de costos, identifican los momentos más rentables para viajar y negocian descuentos con los proveedores de viajes.
Un gerente de viajes podría, por ejemplo, identificar y reservar vuelos fuera de temporada alta para un equipo que asiste a una conferencia internacional. También podrían monitorear los precios de viajes compartidos para encontrar los mejores horarios de viaje y reservar habitaciones de hotel con descuentos corporativos.
Analiza los datos para informar futuros reglamentos de viajes
Los gerentes de viajes corporativos también son responsables de monitorear los datos de viaje. Vigilar de cerca los análisis de viajes ayuda a lo siguiente:
Monitoreo de gastos. Examinar los gastos de viajes corporativos revela patrones de gasto y muestra dónde la empresa puede reducir costos.
Identificar patrones de viaje. Los datos históricos de viajes ayudan a los gerentes a encontrar patrones y tendencias, lo que ayuda a pronosticar futuras necesidades y preferencias de viaje.
Evaluación comparativa con los estándares de la industria. Los gerentes de viajes comparan el gasto y los reglamentos de viajes de su empresa con los puntos de referencia de la industria para comprender mejor el rendimiento.
Analizar el desempeño de los proveedores. Evaluar los datos sobre los proveedores puede revelar su confiabilidad, calidad de servicio y valor.
Los gerentes obtienen estos datos con encuestas de retroalimentación del personal, informes de la industria de viajes, software de gestión de viajes y plataformas de viajes de terceros.
Prioriza el cuidado debido para el bienestar del personal
Los gerentes de viajes corporativos laboran en estrecha colaboración con los gerentes de recursos humanos para desarrollar protocolos de cuidado debido para el personal.
El cuidado debido en los viajes corporativos incluye:
Garantizar la salud del personal. Mantener el bienestar y la salud del personal que viaja y asegurarse de que tenga acceso a la atención médica y la ayuda necesarias.
Satisfacer las necesidades básicas. Organizar los servicios básicos, como alimentos y bebidas de calidad, y alojamientos cómodos.
Proteger al personal. Mantener a los viajeros alejados de situaciones en las que puedan experimentar acoso, estrés o discriminación.
Colabora con socios de la industria
Los deberes de los gerentes de viajes corporativos no comienzan y terminan con la coordinación y la gestión de los viajes de negocios. También son responsables de establecer relaciones con los principales socios y proveedores de la industria.
Esto incluye establecer acuerdos de descuentos y comodidad con aerolíneas, negociar acuerdos con cadenas hoteleras y seleccionar las mejores apps de viajes compartidos.
También colaboran estrechamente con los equipos internos y la alta gerencia para garantizar que las estrategias y los contratos de viaje se alineen con los objetivos generales de la empresa.
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Desafíos dentro de la gestión de viajes corporativos
Gestionar con éxito los viajes corporativos requiere mucho más que simplemente reservar boletos de avión y habitaciones de hotel para el personal. A continuación veremos algunos de los principales desafíos que enfrentan los gerentes de viajes corporativos:
Análisis de costo-beneficio
En la gestión de viajes corporativos, esto implica cuantificar todos los costos asociados con los viajes y compararlos con los beneficios, como las oportunidades de establecer contactos, el desarrollo del personal, las relaciones con los clientes y las ventas exitosas.
Imagina una situación en la que una empresa está considerando enviar a un miembro del personal a una conferencia internacional que cuesta $3000 en total. El gerente corporativo tendría que investigar los beneficios potenciales (como la creación de redes, el desarrollo empresarial y el crecimiento del personal) de gastar esos $3000 y determinar si vale la pena.
El análisis de costo-beneficio también puede tener matices. Considera este punto de datos, por ejemplo: El 48% de los viajeros de negocios dicen que su último viaje laboral fue demasiado largo. Si un miembro del personal puede lograr lo que necesita en 2 días de viaje y un gerente reserva un viaje de 4 días, esto se traduce en 2 días adicionales de tiempo del miembro del personal y presupuesto de viajes corporativos.
El análisis de costo-beneficio, en este caso, implicaría analizar datos pasados, incluidas las encuestas de retroalimentación posteriores al viaje, para comprender cuánto tiempo debe viajar el personal para lograr los objetivos y optimizar el presupuesto de viajes.
Satisfacción del viajero
La investigación muestra que el 60% del personal dice que los viajes de negocios afectan positivamente su satisfacción laboral. Y el informe Estado del trabajo en 2023 de Slack encontró que la mayoría del personal de las empresas dice que sentirse felices y comprometidos laboralmente es un motivador clave. Además, cuando los miembros del personal están felices y son productivos, las empresas prosperan, según The Economist.
La parte difícil para los gerentes de viajes es ajustar las diversas necesidades y preferencias de viaje del personal dentro de un presupuesto corporativo (no de vacaciones de lujo).
Para mantener a los miembros del personal felices y productivos, los gerentes de viajes deben comprender qué los satisface mientras viajan y luego desarrollar un plan para ofrecer una experiencia positiva mientras laboran dentro de un presupuesto corporativo.
Cómo adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio
Los cambios en las prioridades comerciales, como apuntar a nuevos mercados internacionales o alterar asociaciones estratégicas, afectan directamente los requisitos de viaje.
Un cambio hacia más reuniones presenciales con los clientes, por ejemplo, puede aumentar la frecuencia de los viajes. Los gerentes de viajes corporativos deben adaptar los reglamentos y los presupuestos para adaptarse a las necesidades empresariales cambiantes.
Una gestión eficiente de los viajes corporativos requiere monitorear los climas políticos, económicos y de salud cambiantes en todo el mundo y tener todo listo para responder y adaptarse. Las necesidades de viaje pueden cambiar en un instante, y los gerentes de viajes corporativos deben seguir siendo capaces de ajustar las estrategias de viaje según sea necesario.
Sostenibilidad ambiental
Un estudio de Deloitte de 2023 informó que las preocupaciones climáticas probablemente limitarán el crecimiento de los viajes corporativos en los próximos años. Deloitte determinó que “4 de cada 10 empresas europeas y un tercio de las empresas estadounidenses dicen que necesitan reducir los viajes del personal en más del 20% para cumplir sus objetivos de sostenibilidad para el 2030”.
Esta estadística destaca la creciente presión sobre los gerentes de viajes corporativos para que diseñen estrategias de viaje que satisfagan las necesidades de un negocio en crecimiento y que al mismo tiempo sean eficientes, rentables y responsables con el medio ambiente.
Cuatro sugerencias para gestionar viajes de negocios
Ahora que hablamos sobre algunas de las responsabilidades laborales y los principales desafíos de los gerentes de viajes corporativos, abordemos las mejores sugerencias para gestionar viajes de negocios.
1. Establece canales de comunicación claros
Cuando el personal no conocen tus reglamentos y procedimientos de viaje, es imposible que los cumplan.
En otras palabras, es posible que no sepan cuánto pueden gastar en una cena corporativa, si deben tomar un taxi o usar una app de viajes compartidos, o qué reglamentos de seguridad deben seguir cuando viajan por negocios.
Considera establecer un canal de comunicación claro donde todo el personal pueda acceder a información importante sobre los viajes. Puede ser un portal de viajes o una página de intranet específica, actualizaciones periódicas por correo electrónico o un software de gestión de viajes que proporcione comunicación en tiempo real.
2. Lleva a cabo sesiones de capacitación periódicas
Otra forma de mejorar la comunicación y aumentar la conciencia sobre los reglamentos de viajes es a través de sesiones de capacitación periódicas.
Crea un curso de capacitación presencial o digital que cubra lo siguiente:
- Reglamentos de viajes: Examina las pautas de viajes y los procedimientos de reservación específicos de la empresa.
- Medidas de seguridad: Explica todos los protocolos y procedimientos de emergencia para viajar. Presta especial atención a las zonas que el personal podría visitar y que estén experimentando disturbios políticos o civiles.
- Cambios en los procedimientos: Proporciona información actualizada sobre cualquier proceso nuevo o modificado relacionado con los viajes. Esto es especialmente importante durante las crisis de salud.
- Responsabilidades de cuidado debido: Informa y proporciona definiciones claras del compromiso de la empresa con la seguridad y el bienestar de los viajeros.
- Montos de viáticos: Describe las asignaciones diarias para los gastos durante los viajes. Incluye una definición de lo que está permitido y lo que no. Por ejemplo, ¿las bebidas alcohólicas forman parte de un viático o se excluyen de los gastos corporativos?
- Reporte de gastos: Da indicaciones sobre cómo informar y presentar con precisión los gastos de viaje.
3. Adopta la tecnología de viaje
Cuando gestionas los viajes de varios miembros del personal en diferentes oficinas, es un desafío informar a todos, monitorear los gastos y garantizar el cumplimiento de los reglamentos de viajes. Para organizar y agilizar todo, puedes considerar un sistema de gestión de viajes (TMS).
Un TMS es una plataforma de viajes integral que ayuda a las empresas a reservar, monitorear y reportar las actividades de viaje. Por lo general, también proporciona datos y análisis en tiempo real, lo que te ayuda a controlar los gastos de viaje y a optimizar tus estrategias de viaje.
4. Evalúa y actualiza los procedimientos y reglamentos de viaje
Cualquier cambio en la tecnología, la economía mundial, los climas políticos, el estado de salud global y la industria tiene un profundo efecto en los viajes de negocios.
Por lo tanto, es esencial establecer un proceso para evaluar y actualizar continuamente los procedimientos y reglamentos de viajes.
Esto incluye lo siguiente:
- Revisar los reglamentos para garantizar que sean relevantes, rentables, efectivos y seguros.
- Encuestar al personal para ver qué tan contentos están con tus reglamentos de viajes.
- Evaluar tus datos de TMS para identificar dónde puedes optimizar los viajes, innovar y mejorar los procesos.
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En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, organizar correctamente los viajes corporativos es más importante que nunca. Adaptarse a los cambios rápidamente y adoptar nuevas tecnologías es clave para mantenerse a la vanguardia en la gestión eficaz de los viajes de negocios.
También puedes considerar aprovechar Uber para Empresas, un cambio radical en la gestión de las necesidades de viajes de tu empresa. Uber para Empresas simplifica todo el proceso de gestión de viajes corporativos con funciones como el monitoreo automatizado de gastos y el control centralizado, lo que facilita el cumplimiento de reglamentos y presupuestos.
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Puede que los productos y funciones mencionados en este artículo no estén disponibles en tu región. Si tienes preguntas, contacta al equipo de soporte de Uber para Empresas.
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