10 estrategias para ayudar a reducir los costos de viajes corporativos

Un reglamento de viajes corporativos bien definido puede desempeñar un papel importante para respaldar una gestión de viajes y un control de costos efectivos. Si es necesario, define tu reglamento actual para que establezca pautas claras sobre los procedimientos de reserva, los proveedores preferidos y la clase de viaje. Esto ayuda a los empleados a saber exactamente dónde, cómo y cuándo reservar viajes para alinearse con los objetivos y las metas de ahorro de la empresa.

También puedes facilitar que los empleados cumplan con tus reglamentos al incorporar plataformas como Uber para Empresas en tus procesos de reserva. Uber para Empresas se integra con tus reglamentos de viaje existentes y está disponible en más de 70 países.

Al designar a Uber como proveedor preferido, puedes centralizar la facturación, controlar los gastos y aplicar el reglamento de viajes a los gastos de viajes y comidas, al tiempo que ofreces a los empleados flexibilidad y facilidad durante sus viajes. Este enfoque estructurado permite ahorrar costos y mejorar la eficiencia de los viajes.

¿Quieres ahorrar en viajes? Considera establecer plazos para la reserva anticipada en lugar de esperar hasta el último minuto.

Reservar vuelos, hoteles y transporte con anticipación puede ayudarte a obtener tarifas más bajas. De hecho, los datos muestran que reservar vuelos nacionales al menos 28 días antes de la salida puede ahorra a los viajeros hasta un 24% en comparación con las tarifas de último minuto. Si reservas vuelos internacionales, la fecha límite debe ser cerca de 60 días y no más de 4 meses, para un ahorro promedio del 10%. Imagina el ahorro general que tendría la empresa si cada uno de los empleados que viajan ahorrara entre un 10% y un 24% solo en vuelos.

Recuerda que se aplican ahorros similares a los hoteles y las rentas de autos, donde las reservas anticipadas suelen generar descuentos o tarifas especiales. Fomentar los requisitos de reserva anticipada puede ayudar a las empresas a lograr mejores tarifas y disminuir el impacto de los costos más altos asociados con las decisiones de viaje de último momento.

Si aún no exploraste el software de administración de viajes, es posible que estés pasando por alto valiosas oportunidades para ahorrar costos.

¿Por qué? Las plataformas de software de administración de viajes centralizan todas las reservas de viajes, lo que facilita a los empleados el acceso a los proveedores preferidos y a las tarifas negociadas. Con estas herramientas, por ejemplo, puedes comparar automáticamente las opciones de vuelos, hoteles y renta de autos, lo que te ayuda a encontrar ofertas competitivas en tan solo unos cuantos pasos.

Más allá de la reserva, el software de administración de viajes proporciona un seguimiento automatizado de los gastos para registrar los costos en tiempo real. También respalda el cumplimiento del reglamento al señalar los gastos fuera de éste por adelantado, lo que te ayuda a mantenerte dentro del presupuesto.

Acceder a acuerdos exclusivos con aerolíneas, hoteles y empresas de renta de autos no es solo para los grandes, sino que es una decisión inteligente para muchas empresas que buscan reducir costos y mejorar las ventajas de los viajes. Establecer cuentas corporativas con los proveedores de viajes abre la puerta a un mundo de beneficios, desde tarifas con descuento hasta servicios prioritarios. Para obtener estrategias más detalladas sobre cómo administrar los viajes de manera efectiva, consulta esta guía para la administración de viajes corporativos.

Al negociar estas ofertas, comienza por mostrar el volumen de viajes y el potencial de lealtad de tu empresa. A los proveedores les encantan los negocios estables, así que enfatiza el valor a largo plazo de tu asociación. No tengas miedo de comparar ofertas de diferentes proveedores y aprovechar la que más te convenga. La combinación de servicios, como la combinación de estadías en hoteles con renta de autos, también puede mejorar la oferta y generar descuentos y ventajas aún mayores.

Los programas de lealtad con aerolíneas, hoteles y empresas de renta de autos pueden cambiar las reglas del juego para tu presupuesto de viaje. Al registrarte en estos programas, tu empresa puede obtener puntos de recompensa con las reservas, que luego se pueden canjear por vuelos de negocios, estadías en hoteles o renta de autos. A medida que los empleados realizan viajes de negocios, los puntos que obtienen se acumulan, lo que crea oportunidades de ahorros significativos en futuros viajes de la empresa.

Estos programas también suelen incluir ventajas como embarque prioritario, mejoras de habitación y exención de tarifas, lo que agrega valor a cada viaje sin gastos adicionales. Incluir la inscripción en el programa de lealtad en tu reglamento de viajes y usar puntos para viajes de negocios te ayuda a estirar tu presupuesto, lo que te brinda ahorros y una experiencia de viaje sin problemas.

Si la pandemia nos enseñó algo sobre los viajes corporativos, es lo siguiente: no todas las reuniones deben realizarse en persona para ser productivas. Reemplazar los viajes no esenciales por reuniones virtuales es una manera sencilla de reducir (o eliminar) los costos y, al mismo tiempo, mantener la eficiencia empresarial.

Reducir la frecuencia de los viajes de negocios no solo ahorra dinero en vuelos, hoteles y comidas, sino que también libera tiempo valioso que los empleados pueden dedicar a otras tareas. Al promover las reuniones virtuales para los controles de rutina o las discusiones internas, las empresas pueden reservar presupuestos de viaje para compromisos presenciales más críticos. Conoce cómo maximizar el ROI de los viajes de negocios al tomar decisiones más inteligentes sobre cuándo y cómo viajar.

Piensa en las reservas de viajes como una póliza de seguro: cuanto más agrupes, mejor será la oferta. En lugar de distribuir tus necesidades de viaje entre varios proveedores, puedes consolidar tus reservas con algunos socios preferidos.

Al canalizar más negocios a aerolíneas, hoteles y empresas de renta de autos seleccionados, aumentas tu poder de negociación. Los proveedores aprecian la lealtad y la constancia y, a menudo, las recompensan con descuentos por volumen, mejores términos y ventajas exclusivas.

Más allá de los beneficios de costos, esta estrategia simplifica la administración de proveedores, por lo que no tienes que lidiar con las complejidades de hacer malabarismos con varios proveedores. Con menos proveedores para administrar, disfrutarás de una facturación más fácil, asociaciones más sólidas y más tiempo para concentrarte en otras prioridades.

Uno de los beneficios clave de los programas de software de viajes corporativos de hoy en día es la capacidad de hacer un seguimiento de los datos de viajes. Esta información detallada te ayuda a controlar los gastos, anticipar tendencias, asignar recursos de manera más eficaz y administrar los costos.

Por ejemplo, el panel de Uber para Empresas ofrece un núcleo centralizado que proporciona un seguimiento en tiempo real de los viajes y las comidas de los empleados. Allí puedes establecer límites de viajes y comidas según el día, la hora, la ubicación y el presupuesto, lo que te ayuda a asegurar que todos los gastos se mantengan dentro de las pautas de tu empresa.

Presenta pautas de viáticos claras para ayudar a administrar los gastos de los empleados que viajan. Estas pautas sirven como un marco flexible que puede ayudar a mantener los costos más razonables. Cuando las asignaciones diarias para comidas, alojamiento e imprevistos están claramente definidas, puede ayudar a reducir la incertidumbre y a prevenir gastos inesperados.

Sin embargo, establecer estas pautas es solo una parte de la solución. Es igualmente importante promover el cumplimiento de estos límites. Al hacerlo, puedes asegurarte de que los gastos se mantengan dentro del presupuesto, lo que ayuda a proteger los recursos y evitar tensiones financieras innecesarias.

A medida que el panorama de los viajes evoluciona, con cambios en los costos, tecnologías y factores externos, mantener actualizado el reglamento de viajes corporativos puede ayudar a que éste siga siendo eficaz y relevante.

Para mantener un reglamento de viajes adaptable, ten en cuenta estos consejos:

• Programa evaluaciones periódicas. Evalúa periódicamente tu reglamento de viajes para alinearlo con el estado actual de la industria de viajes y las necesidades de tu empresa.
• Recopila los comentarios de los viajeros frecuentes. Recopilar comentarios de los empleados que viajan con frecuencia puede resaltar ideas prácticas y áreas de mejora potenciales.
• Mantente informado sobre los cambios en la industria. Mantente al tanto de las fluctuaciones en las tarifas aéreas, las tarifas de alojamiento y las opciones de transporte, y ajusta tu reglamento según sea necesario.
• Incorpora nuevas herramientas y servicios. Busca tecnologías o servicios emergentes que puedan mejorar la eficiencia, promover el cumplimiento de los reglamentos u optimizar los costos.
• Adáptate a las nuevas tendencias. La flexibilidad de tu reglamento te ayuda a adaptarte a los cambios imprevistos en el panorama de los viajes.

Las actualizaciones periódicas del reglamento de viajes pueden ayudar a mantenerlo sincronizado con los objetivos de tu organización y a mantener gastos de viaje razonables.