帮助公司降低差旅成本的 10 个策略

制定明确的公司差旅政策非常重要，可以确保差旅管理和成本控制的有效性。如有需要，请修订当前的政策，在预订流程、首选供应商和差旅级别方面提供明确的指导。这样能让员工清楚地了解预订差旅服务的时机、地点和方式，以便遵守贵公司的差旅政策和预算目标。

您还可以将优步企业版等平台纳入预订流程中，以便员工更轻松地遵守政策。优步企业版在 70 多个国家/地区提供服务，您可以将其纳入到当前的差旅政策中。

如果将优步指定为首选供应商，您可以集中管理账单、监控支出，并按照差旅政策管理行程和餐点费用，同时让员工在出行期间享受灵活便捷的体验。这种结构化的方法有助于节省成本并提高差旅管理效率。

想节省差旅费用吗？不妨设定提前预订的截止日期，而不是等到最后一刻再预订。

尽早预订机票、酒店和交通服务有助于您获得更低的价格。数据显示，与临时预订票价相比，在出发前至少 28 天预订国内航班最多可为旅客节省 24% 的费用。如果预订国际航班，截止日期应接近 60 天，最多不超过 4 个月，这样平均可节省 10% 的费用。想象一下，如果您的每位出差员工仅在机票上就能节省 10% 至 24%，那么整个公司能够节省是多少资金？

请记住，此类省钱方式适用于酒店和租车，提前预订通常可以享受折扣或优惠价格。鼓励提前预订可让公司享受到更优惠的价格，减少因临时决定出差而导致成本上升。

如果您还不了解差旅管理软件，您可能已经错失了节省成本的宝贵机会。

为什么这样说呢？差旅管理软件平台可以集中管理您的所有差旅订单，方便员工获得首选供应商的服务并以协议价预订。例如，您可以使用这些工具自动比较机票、酒店和租车服务选项，只需几步即可找到具有竞争力的价格。

除了预订，差旅管理软件还提供自动报销追踪功能，实时记录费用。它还可以通过直接标记政策外支出来实现政策合规，帮助您将开支保持在预算范围内。

解锁航空公司、酒店和租车公司的独家优惠不仅对于大型企业，对于许多希望降低成本和提高差旅福利的企业来说，都是明智之举。在差旅服务提供商的平台上创建公司账号可以带来诸多好处，包括享受优惠价格和优先服务。如需进一步了解如何有效管理差旅，请查看这篇公司差旅管理指南。

在协商优惠时，请先表明贵公司的差旅业务量和忠诚度潜力。供应商希望获得稳定的业务，因此请强调合作的长期价值。记得货比三家，比较不同供应商提供的优惠，利用竞争为自己争取更大的优惠。捆绑服务（例如将酒店住宿与租车相结合）也能带来更划算的价格，让您享受到更多优惠和福利。

航空公司、酒店和租车公司的忠诚度方案可能会对您的差旅预算产生极大影响。加入这些方案后，您的公司可以通过预订赚取奖励积分，这些积分日后可以兑换商务航班、酒店住宿或租车服务。员工完成商务行程，赚取的积分逐渐累积，从而为今后的公司差旅节省大笔费用。

此类方案通常还提供优先登机、客房升级和免除服务费等福利，提升每次行程的价值，无需支付更多费用。在差旅政策中纳入忠诚度方案并使用积分支付商务行程费用，既可节省费用，又能让员工享受顺畅的行程体验。

人们在疫情期间意识到，线上会议同样高效。公司可以组织线上会议，便于员工减少不必要的出行。这种简单的做法可以在确保业务效率的同时降低（或消除）出行成本。

减少商务差旅的频率不仅可以节省机票、酒店和餐点费用，还有助于员工腾出宝贵的时间开展其他工作。公司可以更多地在线上组织例会或内部讨论，从而将节省下来的出行预算用于更重要的线下活动。了解如何通过更明智地选择行程时间和方式，尽可能提升商务行程投资回报率。

把差旅预订想象成购买保险，捆绑订单越多，优惠越划算。与其把差旅服务分派给多家供应商，不如将所有订单与少数几个精选合作伙伴绑定。

通过将更多业务提供给精选的航空公司、酒店和租车公司，您可以提高谈判能力。供应商喜欢忠诚而专一的客户，并经常通过批量优惠、更优惠的条款和专属福利来回报忠诚的客户。

除了成本效益之外，此策略还能简化供应商管理工作，您无需处理与多个供应商打交道的复杂问题。由于需要管理的供应商较少，您可以更轻松地开具费用清单，建立更强大的合作伙伴关系，并有更多时间专注于其他优先事项。

能够密切跟踪差旅数据是当今企业差旅软件程序的主要优势之一。这些详细的数据分析可以帮助您监测支出、预测趋势、更有效地分配资源并管理成本。

例如，优步企业版操作面板可作为管理中心，实时跟踪员工的行程和餐点订单。在这里，您可以按照日期、时间、地点和预算设置行程和订餐限制，确保所有花销均符合贵公司的准则。

引入明确的每日津贴准则，从而管理差旅员工的支出。准则应作为一个灵活的框架，目的是让成本更可控。明确规定餐费、住宿费和杂费的每日限额，有助于减少不确定性，并防止出现意外开销。

但是，设置此类准则只能解决一部分问题，确保规定贯彻实施同样重要。这样，您可以确保支出在预算范围内，从而避免超支和不必要的财务压力。

随着差旅环境不断发生变化（成本、技术和外部因素的变化），及时更新公司差旅政策可以保证其有效性和适用性。

如果要制定灵活的差旅政策，不妨参考以下建议：

• 安排定期评估。定期评估您的差旅政策，与旅游业大环境和公司的需求保持一致。
• 向常出差的人收集反馈。向经常出差的员工收集反馈，了解实际情况和可以改进之处。
• 随时关注行业变化。密切关注机票、住宿和各交通方式的价格，并根据需要调整政策。
• 整合新的工具和服务。寻找可以提高效率、鼓励员工遵守政策或优化成本的新兴技术或服务。
• 顺应新趋势。灵活的政策有助于顺应不可预见的差旅环境变化。

定期更新差旅政策可确保与贵组织的目标保持同步，并让差旅费用保持在可控范围之内。